Dokumenty do sprzedaży domu: kompletna lista dla notariusza

Do sprzedaży domu w Poznaniu potrzebujesz zwykle 8-10 dokumentów: numeru księgi wieczystej, podstawy nabycia, wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów, zaświadczenia o przeznaczeniu działki w planie miejscowym, świadectwa charakterystyki energetycznej, zaświadczenia o braku zameldowanych osób oraz dokumentów budowlanych domu. Komplet kosztuje łącznie od około 200 do 900 zł, a jego skompletowanie zajmuje realnie 2-4 tygodnie, więc zamawiaj papiery zaraz po podpisaniu umowy przedwstępnej, a najlepiej jeszcze przed wystawieniem oferty.

Dom z działką to inna sprawa niż mieszkanie w bloku. Notariusz musi sprawdzić nie tylko lokal, ale też grunt: jego przeznaczenie, oznaczenie w ewidencji, ewentualne prawo pierwokupu gminy i to, czy budynek został legalnie oddany do użytkowania. Ogólną listę dla wszystkich typów nieruchomości znajdziesz w naszym przewodniku dokumenty do sprzedaży nieruchomości: mieszkanie, dom i działka. Tutaj skupiamy się wyłącznie na domu jednorodzinnym i na tym, gdzie konkretnie załatwić każdy papier w Poznaniu i gminach powiatu poznańskiego.

Dokumenty do sprzedaży domu: lista podstawowa

Poniższa lista dotyczy typowej sytuacji: dom wolnostojący lub w zabudowie bliźniaczej, stojący na działce w pełni własnościowej, z założoną księgą wieczystą, bez kredytu i bez spadku w tle. Warianty specjalne omawiamy w dalszej części.

1. Dowód osobisty każdego właściciela i, przy wspólności majątkowej, małżonka.
2. Numer księgi wieczystej (odpis nie jest konieczny, notariusz sprawdza księgę elektronicznie).
3. Podstawa nabycia: akt notarialny kupna lub darowizny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia.
4. Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej, a jeśli budynek jest wykazany w ewidencji, również wypis z rejestru budynków.
5. Zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo o braku planu.
6. Świadectwo charakterystyki energetycznej budynku.
7. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych pod adresem domu.
8. Zaświadczenie o niezaleganiu w podatku od nieruchomości, wymagane przez większość kupujących i banki.
9. Pozwolenie na użytkowanie lub potwierdzenie zawiadomienia o zakończeniu budowy, wraz z dziennikiem budowy, jeśli go masz.

Notariusz nie ma obowiązku żądać każdej z tych pozycji, ale w praktyce poznańskich kancelarii punkty 1-7 to standard. Brak zaświadczenia o planie miejscowym albo wypisu z ewidencji zwykle oznacza przesunięcie terminu aktu.

Gdzie załatwić każdy dokument w Poznaniu: koszty i czas

Najczęstszy błąd sprzedających to zamawianie dokumentów tydzień przed aktem. Część urzędów wydaje je od ręki, ale na inne czeka się do 30 dni. Tabela zbiera adresy, opłaty urzędowe i realny czas oczekiwania dla domu położonego w granicach Poznania oraz w gminach powiatu poznańskiego (Swarzędz, Komorniki, Dopiewo, Suchy Las, Tarnowo Podgórne i pozostałe).

Dokumenty dotyczące działki: ewidencja i plan miejscowy

To jest część, której nie ma przy sprzedaży mieszkania w bloku, i to ona najczęściej opóźnia akt.

Wypis i wyrys z ewidencji gruntów

Wypis z rejestru gruntów pokazuje numer działki, powierzchnię, właściciela i użytek gruntowy. Wyrys z mapy ewidencyjnej pokazuje granice działki na mapie. Notariusz porównuje te dane z księgą wieczystą: jeśli powierzchnia albo numer działki się różnią (co zdarza się po podziałach i scaleniach, na przykład na Strzeszynie czy w Kiekrzu), trzeba najpierw sprostować dane w księdze. Opłaty za wypis i wyrys wynikają z art. 40b ustawy z 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne i załącznika nr 3 do tej ustawy.

Zwróć uwagę na oznaczenie użytku. Działka z domem powinna mieć oznaczenie B (tereny mieszkaniowe), ale przy starszych domach na obrzeżach Poznania i w gminach takich jak Dopiewo czy Kórnik nadal trafia się R (grunty orne) albo Br. Co oznaczają te symbole i jak zmienić je przed sprzedażą, opisujemy w tekście symbole Bp i R w ewidencji gruntów.

Zaświadczenie o przeznaczeniu w planie miejscowym

Notariusz potrzebuje go z dwóch powodów. Po pierwsze, żeby ustalić, czy gminie przysługuje prawo pierwokupu (art. 109 ustawy z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami). Po drugie, żeby sprawdzić, czy działka jest nieruchomością rolną w rozumieniu ustawy z 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego. Dla domu na działce poniżej 0,3 ha ograniczenia tej ustawy co do zasady nie mają zastosowania (art. 1a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego), ale notariusz musi to stwierdzić na podstawie dokumentu, a nie oświadczenia stron.

Zaświadczenie wydaje się w trybie art. 217 Kodeksu postępowania administracyjnego, więc urząd ma na to 7 dni. W Poznaniu wniosek składasz w Urzędzie Miasta Poznania, osobiście albo przez ePUAP. Jeśli kupujący finansuje zakup kredytem, bank może zażądać pełnego wypisu i wyrysu z planu, wydawanego na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Na wypis i wyrys czeka się dłużej, w praktyce do miesiąca.

Dokumenty dotyczące budynku

Świadectwo charakterystyki energetycznej

Od 28 kwietnia 2023 r. sprzedający dom ma obowiązek sporządzić i przekazać kupującemu świadectwo charakterystyki energetycznej (art. 11 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków). Notariusz odnotowuje w akcie, że świadectwo zostało przekazane. Świadectwo jest ważne 10 lat (art. 13 ust. 1 tej ustawy), więc jeśli dom ma świadectwo z odbioru budynku sprzed kilku lat i od tego czasu nie przechodził termomodernizacji, możesz go użyć ponownie. Wykonawcę sprawdzisz w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków.

Pozwolenie na użytkowanie i dziennik budowy

Do sprzedaży nie ma ustawowego wymogu przedstawienia pozwolenia na użytkowanie, ale bank kupującego niemal zawsze go żąda. Dom mógł zostać oddany do użytkowania na dwa sposoby: przez zawiadomienie o zakończeniu budowy (art. 54 ustawy z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane) albo przez decyzję o pozwoleniu na użytkowanie (art. 55 Prawa budowlanego). Jeśli nie masz tych papierów, kopie znajdziesz w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego: osobny inspektorat działa dla Poznania i osobny dla powiatu poznańskiego.

Dziennik budowy (art. 45 Prawa budowlanego) nie jest obowiązkowym załącznikiem do aktu, ale kupujący, który planuje rozbudowę, często o niego prosi. Oryginał zostaje u inwestora, więc przekazanie go kupującemu warto wpisać do protokołu zdawczo-odbiorczego.

Zaświadczenia o meldunku i podatku od nieruchomości

Zaświadczenie o braku zameldowanych osób chroni kupującego przed sytuacją, w której pod adresem zostaje formalnie zameldowany ktoś z rodziny sprzedającego. Wydaje je urząd gminy, a w Poznaniu Wydział Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta. Zaświadczenie o niezaleganiu w podatku od nieruchomości wydaje organ podatkowy gminy na podstawie art. 306a Ordynacji podatkowej, w terminie 7 dni (art. 306g tej ustawy). Opłata skarbowa wynosi 21 zł.

Warianty specjalne: kiedy dokumentów jest więcej

Spadek, niedokończona budowa, kredyt albo wspólność majątkowa małżonków to sytuacje, które przy sprzedaży domów zdarzają się częściej niż przy mieszkaniach. Każda dodaje 1-3 dokumenty i często kilka tygodni.

Dom ze spadku

Najczęstszy problem: spadkobiercy mają postanowienie o nabyciu spadku, ale nie zgłosili go do urzędu skarbowego. Notariusz nie może sporządzić aktu sprzedaży, dopóki nie zobaczy zaświadczenia urzędu skarbowego o zapłacie podatku albo o zwolnieniu (art. 19 ust. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn). Najbliższa rodzina korzysta ze zwolnienia z art. 4a, pod warunkiem złożenia zgłoszenia SD-Z2 w ciągu 6 miesięcy. Jeśli termin minął, podatek trzeba zapłacić według skali dla I grupy podatkowej, a dopiero potem dostaniesz zaświadczenie.

Dom z kredytem

Sprzedaż domu obciążonego hipoteką jest standardem, a kupujący zwykle płaci część ceny bezpośrednio na rachunek banku sprzedającego. Kluczowe jest pismo banku z kwotą zadłużenia na dzień planowanego aktu i zobowiązaniem do wydania zgody na wykreślenie hipoteki po spłacie. Cały mechanizm, łącznie z kolejnością przelewów, opisujemy w poradniku sprzedaż nieruchomości z kredytem hipotecznym krok po kroku. Przy domu procedura jest taka sama.

Współwłasność małżeńska

Jeśli dom należy do majątku wspólnego małżonków, sprzedaż bez zgody drugiego małżonka jest nieważna do czasu jej potwierdzenia (art. 37 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego). Najprościej, gdy oboje małżonkowie stawiają się u notariusza. Jeśli jedno z nich jest za granicą, zgodę można wyrazić w formie aktu notarialnego u polskiego konsula. Przy domu w majątku osobistym (na przykład odziedziczonym, art. 33 pkt 2 KRO) notariusz poprosi o dokument potwierdzający źródło nabycia.

Kto zamawia dokumenty: sprzedający czy notariusz?

Notariusz sam sprawdza księgę wieczystą w systemie elektronicznym i może pobrać wypis z rejestru gruntów, jeśli kancelaria ma dostęp do systemu geodezyjnego. Pozostałe dokumenty zamawia sprzedający, bo to on jest stroną uprawnioną do uzyskania zaświadczeń o swojej nieruchomości. W praktyce:

• Sprzedający: zaświadczenie o planie miejscowym, zaświadczenie o meldunku, zaświadczenie podatkowe, świadectwo energetyczne, dokumenty budowlane, zaświadczenia z banku i urzędu skarbowego.
• Notariusz (na życzenie, za opłatą): odpis księgi wieczystej, wypis i wyrys z ewidencji.
• Kupujący: zwykle nic, poza dokumentami kredytowymi, ale jego bank może zażądać dodatkowych papierów od sprzedającego.

Pamiętaj, że ustawy nie określają terminu ważności większości zaświadczeń. Notariusze i banki w Poznaniu w praktyce przyjmują dokumenty wydane w ciągu ostatnich 1-3 miesięcy, więc nie zamawiaj ich pół roku przed transakcją.

Harmonogram: kiedy zamówić który dokument

1. Przed wystawieniem oferty: sprawdź księgę wieczystą, przejrzyj wypis z ewidencji i zamów świadectwo energetyczne. Ogłoszenie powinno podawać klasę energetyczną, a ewentualne rozbieżności w ewidencji wychodzą na tym etapie.
2. Przy ustalaniu ceny: zestaw dane z wypisu (powierzchnia działki, użytki) z wyceną. Szybki punkt odniesienia daje kalkulator wyceny domu, a dokładniejszą analizę dla konkretnej lokalizacji przygotowujemy w ramach wyceny nieruchomości w Poznaniu.
3. Po umowie przedwstępnej: złóż wnioski o zaświadczenie o planie miejscowym, meldunku i podatku, zamów kopię pozwolenia na użytkowanie, jeśli jej nie masz.
4. 2 tygodnie przed aktem: prześlij komplet do kancelarii notarialnej, żeby notariusz przygotował projekt aktu.
5. W dniu aktu: oryginały, dowody osobiste, klucze, dziennik budowy i protokół zdawczo-odbiorczy ze stanami liczników.

Jeśli sprzedajesz dom w Poznaniu lub w gminach powiatu poznańskiego i nie chcesz samodzielnie chodzić po urzędach, nasi agenci kompletują wszystkie dokumenty w ramach umowy pośrednictwa i koordynują termin u notariusza. Zobacz, jak wygląda sprzedaż domu z immoHouse.