Co właściwie robi agent nieruchomości? 40 czynności, za które płacisz

Agent nieruchomości wykonuje przy sprzedaży mieszkania około 40 konkretnych czynności w pięciu etapach: przygotowanie, marketing, prezentacje, negocjacje i finalizacja. Przy typowym mieszkaniu 2-3 pokojowym w Poznaniu to według naszych szacunków około 60 godzin pracy rozłożonych na 8-10 tygodni oraz 1 500-3 000 zł kosztów zewnętrznych (fotograf, rzut, wirtualny spacer, portale), które biuro pokrywa z prowizji. Poniżej rozpisujemy każdą czynność, jej czas i koszt, żeby dało się uczciwie porównać prowizję ze sprzedażą na własną rękę.

Ważne zastrzeżenie na start: pośrednik nie jest prawnikiem, notariuszem ani rzeczoznawcą. Na końcu tekstu opisujemy, czego agentowi robić nie wolno, bo to równie istotne jak lista jego obowiązków.

Czym formalnie jest pośrednictwo w obrocie nieruchomościami

Ustawa definiuje pośrednictwo jako zawodowe wykonywanie czynności zmierzających do zawarcia przez inne osoby umów sprzedaży, zamiany, najmu lub dzierżawy nieruchomości (art. 179 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, dalej: ugn). Kluczowe są słowa “przez inne osoby”: agent doprowadza strony do umowy, ale sam jej nie zawiera i nie jest jej stroną.

Zakres pracy agenta wyznacza umowa pośrednictwa. Musi ona mieć formę pisemną lub elektroniczną pod rygorem nieważności (art. 180 ust. 3 ugn), a pośrednik ma obowiązek posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu czynności pośrednictwa (art. 181 ust. 1 ugn). Jeśli w umowie nie ma listy czynności, trudno potem rozliczyć, za co właściwie płacisz. Dlatego lista poniżej przydaje się też jako ściąga przy negocjowaniu umowy. Różnice między wariantami opisaliśmy w tekście umowa pośrednictwa na wyłączność czy otwarta.

Etap 1. Przygotowanie: 10 czynności przed publikacją ogłoszenia

To etap, którego sprzedający zwykle nie widzi, a który decyduje o tym, czy mieszkanie sprzeda się w 6 tygodni, czy w 6 miesięcy. Agent pracuje tu głównie przy biurku i w urzędach.

1. Pierwsza wizyta w mieszkaniu i spisanie stanu technicznego (instalacje, okna, stolarka, piwnica, komórka lokatorska).
2. Analiza cen transakcyjnych w okolicy: porównanie z podobnymi lokalami sprzedanymi w ostatnich miesiącach na tym samym osiedlu, na przykład na Ratajach czy Winogradach.
3. Rekomendacja ceny ofertowej i ceny minimalnej, z uzasadnieniem na piśmie.
4. Sprawdzenie księgi wieczystej: właściciele, hipoteki, służebności, roszczenia w dziale III.
5. Weryfikacja podstawy nabycia (akt notarialny, postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, umowa darowizny).
6. Ustalenie, czy sprzedaż wywoła podatek i czy potrzebna będzie konsultacja z doradcą podatkowym.
7. Kontakt ze spółdzielnią lub wspólnotą i zamówienie zaświadczeń.
8. Przy kredycie: zamówienie w banku promesy zgody na wykreślenie hipoteki i zaświadczenia o saldzie.
9. Lista poprawek przed sesją zdjęciową: co naprawić, co schować, co dokupić (home staging w wersji budżetowej).
10. Zamówienie świadectwa charakterystyki energetycznej, jeśli sprzedający go nie ma.

Świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy sprzedaży lokalu, a zbywca przekazuje je nabywcy (art. 11 ust. 1 ustawy o charakterystyce energetycznej budynków). Brak świadectwa to w praktyce jeden z najczęstszych powodów przesunięcia terminu u notariusza. Jak przygotować wnętrze pod zdjęcia, opisaliśmy w poradniku o home stagingu przed sprzedażą.

Etap 2. Marketing: 8 czynności, żeby oferta w ogóle była widoczna

11. Organizacja sesji zdjęciowej z fotografem wnętrz (szeroki kąt, światło dzienne, obróbka).
12. Zlecenie rzutu 2D z wymiarami, a przy większych lokalach także wizualizacji 3D.
13. Nagranie wirtualnego spaceru 360 stopni.
14. Napisanie opisu oferty: fakty zamiast przymiotników, metraż pomieszczeń, koszty eksploatacji, komunikacja.
15. Publikacja w portalach (Otodom, Morizon, Gratka, OLX) i wykupienie pakietów promowania.
16. Wysyłka oferty do bazy kupujących, którzy już szukają w danej dzielnicy.
17. Kampania w mediach społecznościowych kierowana na Poznań i gminy ościenne.
18. Cotygodniowa analiza statystyk ogłoszenia: wyświetlenia, zapytania, liczba umówionych prezentacji.

Ostatni punkt jest niedoceniany. Jeśli po 14 dniach oferta ma dużo wyświetleń i mało telefonów, problemem jest zwykle cena lub pierwsze zdjęcie, a nie “słaby rynek”. Dobry agent mówi to wprost i proponuje korektę, zanim ogłoszenie się zestarzeje.

Etap 3. Prezentacje: 8 czynności i najwięcej godzin

19. Odbieranie telefonów i wiadomości, także wieczorami i w weekendy.
20. Wstępna kwalifikacja kupującego: gotówka czy kredyt, decyzja kredytowa lub jej brak, termin wydania, sprzedaż własnego mieszkania.
21. Umawianie prezentacji w blokach, żeby nie odrywać właściciela co dzień.
22. Przygotowanie mieszkania przed każdą wizytą (światło, przewietrzenie, porządek).
23. Prowadzenie prezentacji i odpowiedzi na pytania techniczne.
24. Pokazanie dokumentów: odpisu księgi, zaświadczeń, świadectwa energetycznego.
25. Zebranie informacji zwrotnej od każdego oglądającego.
26. Raport dla sprzedającego: kto był, co mu się podobało, co przeszkadzało, czy wraca.

Na jedną sprzedaż mieszkania w Poznaniu przypada zwykle kilkanaście prezentacji. Każda to dojazd, 30-45 minut na miejscu i rozmowa po wizycie, więc etap prezentacji pochłania najwięcej czasu. Średnie czasy sprzedaży w poszczególnych dzielnicach znajdziesz w analizie ile trwa sprzedaż mieszkania w Poznaniu.

Etap 4. Negocjacje: 6 czynności, w których agent zarabia swoją prowizję

27. Przyjęcie oferty kupującego na piśmie, z ceną, terminem i sposobem finansowania.
28. Weryfikacja wiarygodności oferty: decyzja kredytowa, potwierdzenie środków własnych.
29. Negocjacja ceny, terminu wydania i wyposażenia pozostawianego w mieszkaniu.
30. Uzgodnienie wysokości zadatku lub zaliczki i harmonogramu płatności.
31. Prowadzenie kilku ofert równolegle, bez ujawniania kupującym cudzych kwot.
32. Zamknięcie ustaleń w piśmie, które notariusz lub prawnik zamieni na projekt umowy.

Negocjacje to niewiele godzin, ale największa wartość. Sprzedający, który sam rozmawia z kupującym, jest emocjonalnie związany z mieszkaniem i często ustępuje w cenie szybciej niż pośrednik, który ma przed sobą twarde dane z rynku i drugą ofertę w zanadrzu.

Etap 5. Finalizacja: 8 czynności do przekazania kluczy

33. Wybór kancelarii notarialnej i przekazanie jej kompletu dokumentów.
34. Koordynacja umowy przedwstępnej (często w formie aktu notarialnego przy kredycie kupującego).
35. Pilnowanie terminów: zaświadczenia mają ograniczoną ważność, bank kupującego ma swoje wymagania.
36. Kontakt z bankiem kupującego: wycena bankowa, dostęp rzeczoznawcy do mieszkania.
37. Obecność przy akcie notarialnym umowy przyrzeczonej.
38. Przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego ze stanami liczników.
39. Pomoc w przepisaniu mediów (prąd, gaz) i zgłoszeniu zmiany właściciela w spółdzielni lub wspólnocie.
40. Przekazanie kluczy i zamknięcie rozliczeń.

Ile to kosztuje, jeśli robisz wszystko sam

Poniższa tabela zestawia pięć etapów z szacowanym czasem pracy i kosztami, które sprzedający bez biura musi pokryć z własnej kieszeni. Czas pracy to nasze szacunki dla typowego mieszkania 2-3 pokojowego w Poznaniu, ceny usług to widełki z ofert poznańskich wykonawców.

Wizualnie: gdzie idą godziny

Prowizja w przeliczeniu na godzinę

Weźmy przykładowe mieszkanie sprzedane za 650 000 zł i prowizję 2,5% netto, czyli 16 250 zł. Po odjęciu około 2 000 zł kosztów zewnętrznych, które biuro pokrywa samo, zostaje ok. 14 250 zł na około 60 godzin pracy, czyli mniej więcej 240 zł za godzinę. Z tej kwoty biuro opłaca jeszcze biuro, ubezpieczenie OC, oprogramowanie i ogłoszenia ofert, które się nie sprzedały. Pełne widełki stawek i to, od czego zależą, rozpisaliśmy w artykule o tym, ile kosztuje biuro nieruchomości w Poznaniu.

Pytanie “czy warto” sprowadza się więc do dwóch rzeczy: czy masz 60 wolnych godzin w ciągu dwóch miesięcy i czy potrafisz wynegocjować cenę co najmniej tak dobrą jak ktoś, kto robi to codziennie. Różnica 2-3% w cenie końcowej pokrywa prowizję w całości.

Dokumenty, które agent zdobywa za Ciebie

Część pracy z etapu przygotowania to wizyty w urzędach i instytucjach. W Poznaniu księgi wieczyste prowadzi Sąd Rejonowy Poznań-Stare Miasto, ewidencję gruntów i budynków Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ, a zaświadczenia meldunkowe wydaje Urząd Miasta Poznania. Przy mieszkaniach spółdzielczych na Winogradach, Piątkowie czy Ratajach dochodzi zaświadczenie ze spółdzielni.

Kompletną listę dokumentów w podziale na mieszkanie, dom i działkę znajdziesz w poradniku dokumenty do sprzedaży nieruchomości.

Czego agentowi nie wolno, nawet jeśli o to poprosisz

Granice zawodu są równie ważne jak lista obowiązków. Dobry agent sam powie “to nie moja rola” i wskaże właściwego specjalistę.

• Operat szacunkowy. Określanie wartości nieruchomości jest zawodową działalnością rzeczoznawców majątkowych (art. 174 ust. 1 ugn). Agent może zarekomendować cenę ofertową na podstawie analizy rynku, ale nie sporządzi operatu potrzebnego do sądu, podziału majątku czy części banków.
• Umowa w formie aktu notarialnego. Przeniesienie własności nieruchomości wymaga aktu notarialnego (art. 158 kodeksu cywilnego), a sporządza go wyłącznie notariusz. Agent przygotowuje ustalenia i dokumenty, nie treść aktu.
• Reprezentacja przed sądem. W sprawach sądowych pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny (art. 87 § 1 kodeksu postępowania cywilnego), a nie pośrednik. Przy spornym spadku, podziale majątku czy zasiedzeniu potrzebny jest prawnik.
• Porada podatkowa z gwarancją. Agent zasygnalizuje, że sprzedaż przed upływem 5 lat od końca roku nabycia może rodzić podatek (art. 10 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT), ale wiążącą interpretację daje doradca podatkowy lub Krajowa Informacja Skarbowa.

Agent ma za to obowiązki, o których rzadko się mówi. Pośrednik w obrocie nieruchomościami jest instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (art. 2 ust. 1 pkt 13 tej ustawy), więc musi zweryfikować tożsamość stron i źródło środków przy transakcji. Prośba o dowód osobisty przy podpisaniu umowy to nie wścibstwo, tylko wymóg prawa.

Jak rozpoznać, że agent naprawdę wykonuje te 40 czynności

Przy pierwszej rozmowie poproś o trzy rzeczy: pisemną rekomendację ceny z porównaniem transakcji, harmonogram marketingu z datami i przykładowy raport po prezentacjach. Agent, który pracuje według listy, ma to gotowe. Agent, który “wystawia ogłoszenie i czeka na telefon”, zacznie improwizować.

Warto też zapytać o polisę OC i o to, kto konkretnie będzie prowadził prezentacje. Więcej pytań kontrolnych zebraliśmy w tekście jak wybrać dobrego pośrednika nieruchomości. Zakres usług, które realizujemy przy każdej sprzedaży, opisujemy w zakładce nasza oferta.

Podsumowanie

Agent nieruchomości to nie “człowiek od ogłoszenia”. Przy sprzedaży mieszkania w Poznaniu wykonuje około 40 czynności i poświęca na nie mniej więcej 60 godzin, z czego najwięcej zajmują prezentacje, a najwięcej pieniędzy daje dobrze poprowadzona negocjacja. Sprzedając samodzielnie, oszczędzasz prowizję, ale bierzesz na siebie cały ten czas, 1 500-3 000 zł kosztów zewnętrznych i ryzyko niższej ceny.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ta lista wygląda przy Twoim mieszkaniu i ile realnie trwałaby sprzedaż, zostaw dane na stronie sprzedaj mieszkanie z immoHouse, a przygotujemy rekomendację ceny i plan sprzedaży.